[教學] 掌握KISS原則,三行格式寫法快速完成英文e-mail,Keep it short and simple (開頭,附件,你應該抄這一本,主旨,開頭,附件,你應該抄這一本,主旨) @ 偉恩史達克-生活趨勢觀察家

[教學] 掌握KISS原則,三行格式寫法快速完成英文e-mail,Keep it short and simple (開頭,附件,你應該抄這一本,主旨,開頭,附件,你應該抄這一本,主旨)

大多數上班族一坐到辦公桌前的第一件事都是打開電腦並點開e-mail，進行收信與回信的動作，不論你是老闆、主管或是職員。尤其是行政和業務人員，這幾乎都是幾分鐘就要做的事情XD。然而，英文書信的主旨標題、開頭、和內文等內容，以及整封信件的寫法，往往都是困擾著一般的上班族XD

[教學]掌握KISS原則:三行格式寫法快速完成英文e-mail,Keep it short and simple(開頭,附件,你應該抄這一本,主旨,抄這本就夠了,自我介紹,回覆,寫法,署名)

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關於三行寫好英文e-mail 熟記句型是重要關鍵 (引自2014Yahoo新聞+經理人月刊+個人簡評)

面對e-mail這個職場上最普遍使用的溝通工具，絕大多數人都用得順手順暢，因為要寫出一封中文e-mail的文筆好壞見仁見智，要傳情達意並不困難；但若是要寫一封英文e-mail，可能有很多人會發現自己會碰到以下的窘境: 光是查詢字典與翻譯要怎麼說，就耗去了大半天的時間；寫完後，也不太確定自己寫的對不對。

無論是中文或英文e-mail，目的都在於清楚溝通訊息，為什麼換個語言難度就立刻增加不少。許多人會說這是英文不好，但是在打算惡補文法與狂背單字之前，不妨先試試本篇快速有效的方法解決這個難題：參考範本，複製貼上。
(其實不論是中文或英文E-mail，傳達清楚的訊息與明確的目的皆是非常重要的核心目標)

K.I.S.S (Keep it short and simple): KISS原則，英文書信講究簡單厄要

英文e-mail的寫作原則可以濃縮成4個英文字：K.I.S.S. (Keep it short and simple)

首先，你或許已經有一點英文e-mail的基礎了，因為開頭稱Dear或結尾語用Best Regards，你可能早就這樣用了。日本商務英語教學公司integral element總經理井上由美子表示，英文e-mail的開頭和結尾部分，某種程度上都已經是慣用的句型了，只要把這些句型記熟，寫出來的信就不會太離譜。

Japan Associé magazine_偉恩史達克 Intel 平井友和_偉恩史達克

其次，e-mail強調的是溝通，而非文法的正確性，所以主旨和內容力求簡潔易懂就好。一般常說，，就是簡單簡短之意。簡短的標準是什麼？日本 Associe 雜誌2014年4月號以絕對派得上用場的英文為題，訪問了常寫英文e-mail的經理人。一是在英特爾(Intel)工作的平井友和，他在海外工作長達10年，常和各種國籍的同事與客戶e-mail往返，培養出一套獨門的e-mail寫作技巧：如果想要對方讀信，最好的方法就是把一封信拆成好幾封，短到一封信只講一件事。

平井與許多外籍工程師合作，他觀察，許多人常把冗長信件留到一天的最後才讀，很短的信才會馬上讀。甚至有些人只讀最前面兩、三行，後面太長就不讀了。專門協助海外企業在日本行銷的森內創則表示，英文e-mail的重點，就是明確傳達內容。
(雖然冗長的信會讓人感到不想閱讀，但像是我們在處理與客戶邀請合作內容與細項double check時，還是要將內容都完整具體的討論，勢必文字會較長一些，只能盡量將文字精鍊簡潔一些，又要兼顧一定的禮貌與敬語)

他把e-mail劃分為3類: 詢問 (ask)、請託 (request) 和提案 (proposal)，e-mail的主旨也以此開頭，讓收信者知道這封信的目的，和需要收信者做出什麼行動。雖然開頭和結尾不難，中間也不需要長篇大論，但是我們在寫英文e-mail時，仍會感覺不確定這樣說是否正確且難以拿捏輕鬆與正式的口吻。因此，寫英文e-mail就算是簡單的內容，也要花一番功夫構思。

調查公司Radicati的研究預估，2015年每人每天平均將收發125封e-mail。如果你能快速掌握英文e-mail的寫作原則與常用結構，回覆英文e-mail更有效率，試想能省下多少時間。接下來將列舉出職場上最常見13個英文e-mail情境，包括人事異動、報價詢價、詢問出貨進度、向客戶請款等，提供實用的商務文書開頭和結尾語，加上簡潔達意的正文與通用的替換句型，讓你面對各種情境，都能三行寫好英文e-mail。
(這八個原則非常實用，基本上跟我們在構思信件時的內容差距不大)

1. 簡潔扼要
避免長篇大論，明確表達寫信主旨。不需要每次開頭都先問候對方，只有在第一次寫信的時候才需要自我介紹，以後則注意禮貌即可。剛開始，用字可以比較正式，以感謝對方開頭（Thank you for your interest in our product.感謝您對我們的商品感興趣），恭敬的語氣結尾（Please don't hesitate to contact us.請不吝與我們聯繫），之後再配合對方的用字遣詞，調整自己的語調。

2. 署名附上聯絡資訊
簡單為上，只要附上自己的姓名、公司名稱（單位或部門）及電話就夠了。

3. 收件人稱謂可正式、可輕鬆
如果是客戶寫信給服務或商品窗口，可用輕鬆的稱謂（Hi Joanne）；如果是寫信給客戶，就要稍微正式一些，改以Dear等用語開頭。一般書信往來不必在收信人前面附上Mr.（先生）或Ms.（小姐）等稱謂。

4. 標題明確
避免主旨語焉不詳，比如your order或information，都很容易被當作垃圾郵件。最好在標題中提及自家公司和寄信目的，讓收件人看到標題，就猜得到內容。

5. 條列複雜說明
同時提出好幾個問題，或說明採購項目時，可用條列分項說明。若對方以條列方式來信，也要以條列方式回信。

6. 考量收信者的時區
設定寄信時間，最好選在收件人上班時間的中午前寄到，提高對方在當天下午回信的機率。管理階層常有下班回家後繼續工作的習慣，有急事的時候，晚上9點到11點也是寄信的好時機。

7. 寄出前再檢查一次
寄出之前，請再檢查一次內容，包括有沒有哪裡寫錯、拼字拼錯、主旨與收件人都寫對了嗎？因為對方可能會以你的文筆，來判斷你的聰明才智。特別是與國外廠商業務往來時，對方通常只能藉由電話和e-mail來判斷你，絕不能敷衍了事。

8. 說明附檔內容
為避免收件人把你的e-mail誤認為帶有電腦病毒的信件，若有附檔，務必說明附檔內容。如果分好幾封信寄出時，可在第一封信先說明你將會寄出附有檔案的信件。

(掌握好這8個原則之後，就可以進一步練習書寫的幽默和變化的句型，讓書信更有"人味"後效果更佳!)

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